【國外展會信息網(wǎng)】目前大小展會數(shù)不勝數(shù)，很多企業(yè)都已經(jīng)知道如何通過展會來提升自身的實(shí)力了。但是在展會上還有一個(gè)重要的東西很多企業(yè)往往都忽略了，那就是展會中需要用到的邀請函，這個(gè)可是非常重要的東西?？蛻糇钕冉佑|的可能就是它了，關(guān)系到客戶對企業(yè)的第一印象。下面就一起來看看展會邀請函的寫法吧!

圖為某展會的邀請函

一、展會邀請函(信)基本內(nèi)容

商務(wù)邀請函的基本內(nèi)容包括：會展活動(dòng)的名稱、舉辦城市、地點(diǎn)、時(shí)間、背景、目的;主辦機(jī)構(gòu)和組織機(jī)構(gòu);會展活動(dòng)的內(nèi)容和形式、特點(diǎn)等;主要參加或參與對象;會展活動(dòng)的相關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項(xiàng)。

二、展會邀請函(信)結(jié)構(gòu)與寫法

1、展會邀請函的封面會顯示此商務(wù)函的性質(zhì)。普通的商務(wù)邀請函(信)封面以會展活名稱、主題、主辦機(jī)構(gòu)、時(shí)間、地點(diǎn)五項(xiàng)內(nèi)容為主;而特殊的商務(wù)邀請函(信)。則在封面上只注明會展活動(dòng)組織者或項(xiàng)目的名稱、收信機(jī)構(gòu)或人員的相關(guān)信息并注明“通知、特函、”等字樣。

2、標(biāo)題由會展活動(dòng)名稱和“邀請函(書)或(信)”組成。

會展活動(dòng)名稱可以分為三個(gè)部分：基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構(gòu)成展覽會名稱的主體。例如：第十屆中國家電產(chǎn)品博覽會邀請函(信)、第十二屆中國國際機(jī)床機(jī)電展覽會邀請函(信)。

3、稱呼邀請函的發(fā)送對象有三類情況：

(1)發(fā)送到單位的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。

(2)邀請函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

(3)網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。

4、展會邀請函正文正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。

第一部分背景說明。寫明舉辦會展活動(dòng)的背景和目的;

第二部分組織說明。對會展活動(dòng)組織結(jié)構(gòu)的進(jìn)行介紹，包括的主辦者、協(xié)辦者、承辦者等;

第三部分是時(shí)間與地點(diǎn)。根據(jù)會展活動(dòng)設(shè)定的舉辦日期、結(jié)束日期與舉辦城市、地點(diǎn)進(jìn)行描述。

第四部分是會展活動(dòng)的具體內(nèi)容介紹。

主要包括了會展活動(dòng)的展區(qū)劃分、展品設(shè)定、同期活動(dòng)、展示服務(wù)、會展活動(dòng)的特點(diǎn)、會展活動(dòng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)容;第五部分聯(lián)絡(luò)信息。寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式，包括傳真、電話、郵箱、負(fù)責(zé)人等。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

5、回執(zhí)回執(zhí)是被邀請方根據(jù)需要和可能而給予的一種反饋信息。通常會展活動(dòng)的回執(zhí)內(nèi)容格式統(tǒng)一的會展組織者進(jìn)行制定。包括了：參與者單位信息、參與類型、具體展位或廣告位、會議活動(dòng)預(yù)定事項(xiàng)、參與人員信息、參與時(shí)報(bào)到信息說明等。

6、展會邀請函的落款，通常是會展活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)名稱加蓋相關(guān)印章。如果是多家機(jī)構(gòu)共同主辦或承辦，則由多家機(jī)構(gòu)共同簽名蓋章。以證明此邀請函(信)的真實(shí)性與合法性。同時(shí)注明邀請函(信)的制作發(fā)布時(shí)間。

7、附件附件是展會邀請函(信)的附屬資料，與商務(wù)邀請函具有同等的法律效力。附件主要包括會展活動(dòng)的相關(guān)說明、規(guī)定、制度、報(bào)展注意事項(xiàng)、人員信息表、服務(wù)內(nèi)容等相關(guān)文件。附件是商務(wù)邀請函(信)不可分隔的一部分。

重要提示：會議活動(dòng)與展覽活動(dòng)、節(jié)慶活動(dòng)的邀請函在寫法上與內(nèi)容上有很大差別，通常大型的展覽活動(dòng)設(shè)計(jì)到的內(nèi)容較多。例如：布展規(guī)定、進(jìn)場規(guī)定、商務(wù)租賃申請等;通常在大型展會活動(dòng)邀請函(信)中，均包括在內(nèi)。而會議活動(dòng)，則通常在收到回執(zhí)后，在發(fā)去相關(guān)的入場須知等信息。不同的會展項(xiàng)目需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理處理。切不可照本宣科。

以上是展會邀請函怎么寫的解答了，希望大家都能學(xué)習(xí)到這些寫法，以便給客戶一個(gè)良好的第一印象。